100名強程度の会議をZoomで行う、とっても簡単なやり方(格安プラン編)

Zoom

身の回りで、100名ちょっもの講演会のような会議を開きたいってご要望がありました。会議時間としては3時間ほど。時節柄、集まることは新型コロナ対策で避けたいのでZoomで行いたいってことでした。ここでは、このやり方をご紹介します!

幸運なことに、ご相談者の環境には、大型ディスプレイとWebカメラ、あとJabra Speak 410があったので、これらが使えます。Jabra Speak 410はUSBでつなげば使える低価格&高機能なマイクスピーカーですね。これらの条件はありがたい!

ということで、これを実現するための方針検討に行ってみましょう!検討するのは以下の2パターンです。

1.iPhoneだけで済ませる簡単&格安プラン ←このページではこちらに触れます

2.既存のテレビ会議用大型ディスプレイを活用した標準プラン ←こちらは次回

まず前提として、ライセンスごとの価格は以下です。

1.iPhoneだけで済ませる簡単&格安プランの概要

iPhoneだけで済ませられれば簡単ですよね。どこでもできるパターンとしてiPhoneだけで済ませられるパターンを考えてみましょう。

この場合、プロライセンスを2つ契約しましょう。これで$14.99 x 2 = 29.98ですので、3200円ちょっとですかね。安い!

必要なものは2台のiPhoneだけです。便宜上iPhone-AとiPhone-Bとしましょう。iPadでもAndroidでも大丈夫なのですが、動作が安定しているiPhoneを選定しました。このiPhoneにZoomのアプリをインストール後に、購入したライセンスでそれぞれ2台にサインインを行います。

プロ1ライセンスで100名まで参加可能ですので、100名を超えている場合は2グループに分ける必要がありますね。ってことで、例えば60名ごとにAグループとBグループに分けます。

このように準備が整いましたら、以下のようなプランとなります。

2.事前準備

1)iPhone-A, -B で、それぞれZoomミーティングのスケジュールを作成しましょう

2)ミーティングIDパスワードを取得して、それぞれAグループとBグループのメンバに配ってください

3)各参加者にZoomをインストールしてもらいましょう。また、Zoom接続テストをしてもらいましょう

テストせずに、当日アプリインストールなんかしちゃうと地獄を見ます。Apple IDが分からなくてインストールできないや、なんやらかんやらで対応がパンクします。必ず事前に自分で接続できたことを担保してもらうようにしましょう。

3.前日のリハーサル

1)本番の会場に、iPhone-A, -Bを設置して、壇上とプロジェクタで投影した映像が映るようにしておきましょう。この際に、iPhoneの角度をコントロールしやすいようにスタンドがあると良いです。

2)バッテリーが切れないように、iPhoneにはACアダプタをさしておきましょう

3)そして、iPhone-A, -Bでそれぞれミーティングをスタート!

4)スライドは、PCをプロジェクタにつないで投影しましょう

5)そしてリハーサルの開始。会場以外からそれぞれの参加者がミーティングIDに接続をして問題なく見ることができるかどうかを確認します。参加者を強制ミュートすることや、スポットライトビデオを当てることなど運用面も確認しましょう。

6)この日行った内容を、手順書に最終版としてまとめましょう

4.本番当日

前日のリハーサルで作成した手順書の順番に実施しましょう。

すべては準備が9割です。当日はトラブルが必ず起こるので余力残せるように、当日行う手順は極力頭を使わずにできるように、手順を作業として実施すればOKな状態にしておきましょう。

必要だったもの

・Zoomのプロライセンスを2つ

・iPhoneを2台と、ACケーブルも2つ

・iPhone用のスタンドを2つ(下にリンクあります)

・プレゼン投影用のプロジェクタ

この場合の欠点と利点

・iPhoneでスライドもまとめて撮影するので、寄らないと見えづらいです

・Zoomは基本的に回線不安定時には帯域を節約しますし、切断時に再接続に行きますが、iPhoneであるため、LTEでもWifiでもある程度の回線の不安定さは免れません

・とはいえ機動性はあるため、場所や時間を問わずに即出来るのがこのパターンですね!

・iPhoneのマイクには限界があるので、下のリンクのJabra Speak 510が使えると音声の品質が良くなります。

まとめ

ということで、今回は「100名強程度の会議をZoomで行う、とっても簡単なやり方(格安プラン編)」をご紹介しました。もっと知りたいって方は気軽に何でもお尋ねくださいね。

コメント

タイトルとURLをコピーしました